Préparer un salon checklist | Le guide complet J-90 à J+7

La préparation d’un salon professionnel ne s’improvise pas. Entre les réservations de dernière minute, les supports de communication à imprimer, le stand à finaliser et les équipes à briefer, la pression peut vite monter. Pour transformer cette course contre la montre en déroulé maîtrisé, une seule solution fonctionne vraiment sur le long terme : préparer un salon checklist détaillée, du J-90 au J + 7. Dans cet article, nous vous guidons étape par étape, avec une structure claire par phases et une liste d’actions concrètes à cocher. Vous pourrez ainsi transformer ce contenu en véritable actif à télécharger et à partager au sein de votre équipe, pour ne rien oublier et maximiser le retour sur investissement de votre salon.

La Checklist Ultime pour préparer un salon checklist de A à Z (J-90 à J + 7)

Temps de lecture : ~12 min

Sommaire
1. Pourquoi une checklist est indispensable pour préparer un salon
2. De J – 90 à J – 45 : poser les fondations de votre salon
3. De J – 45 à J – 15 : préparation opérationnelle et communication
4. De J – 30 à J – 1 : la dernière ligne droite
5. Jour J à J + 7 : exploiter et prolonger votre présence
6. À faire et à ne pas faire pour un salon réussi
7. Mini FAQ pour mieux préparer votre salon avec une checklist

Pourquoi une checklist est indispensable pour préparer un salon

Préparer un salon avec une checklist complète vous oblige à clarifier vos objectifs, vos priorités et vos contraintes de temps. Sans cet outil, vous naviguez souvent à vue, avec des décisions prises dans l’urgence et un budget qui dérape.

Une bonne checklist de salon professionnel vous aide à structurer votre rétroplanning en trois temps (avant, pendant, après), à répartir clairement les responsabilités dans l’équipe, à anticiper les besoins logistiques, techniques et d’impression, à coordonner votre présence avec votre stratégie marketing et commerciale, et enfin à mesurer vos résultats après l’événement.

Idéalement, la planification d’un salon s’étale sur 6 à 9 mois, mais une organisation rigoureuse sur 90 jours permet déjà de sécuriser l’essentiel. Pour aller plus loin, vous pouvez centraliser toutes ces étapes dans un document partagé ou un modèle de checklist à télécharger, en vous inspirant de ce guide et de notre article dédié sur la préparation de salon.

Période	Objectif principal	Actions clés
J-90 à J-45	Poser les fondations du salon	Clarifier les objectifs, définir le concept, établir le budget et réserver la surface d’exposition.
J-45 à J-15	Préparer l’opérationnel et la communication	Lancer les invitations, préparer les contenus et valider les prestations techniques du stand.
J-30 à J-1	Finaliser la logistique et le dispositif marketing	Relancer les contacts, boucler la logistique, organiser le staffing et installer le stand.
Jour J à J+7	Exploiter et prolonger votre présence	Assurer l’accueil, capter les données visiteurs, qualifier les leads et réaliser le bilan.

De J – 90 à J – 45 : poser les fondations de votre salon

Clarifier vos objectifs et votre positionnement

Commencez par répondre à quelques questions décisives : pourquoi participez-vous à ce salon (génération de leads, vente directe, notoriété, lancement produit) ? Quel volume de visiteurs ou de contacts qualifiés visez-vous ? Quelles retombées attendez-vous (rendez-vous, devis, inscription à une offre) ? Consignez ces éléments dans votre document de préparation avec des indicateurs mesurables (nombre de leads, taux de prise de rendez-vous, nombre de démonstrations réalisées).

Décider du concept et verrouiller le cadre

Entre J – 90 et J – 75, définissez le concept global de votre présence (thème, message clé, promesse), établissez un budget prévisionnel détaillé (location de surface, stand, impression, communication, logistique, équipe), vérifiez l’absence de conflit de dates, réservez votre surface d’exposition, puis construisez un rétroplanning précis pour le stand, l’impression, la communication, les invitations et les animations. Profitez-en pour identifier sponsors, partenaires ou co-exposants afin de mutualiser certains coûts.

Anticiper le stand avec un partenaire spécialisé

Dès cette phase, entourez-vous d’un standiste professionnel capable de concevoir un espace cohérent avec votre marque. Chez S’com Services, nous accompagnons de la conception à la réalisation, qu’il s’agisse de stands portables ou de stands pré-montés plus complets. Anticipez la configuration (flux, zones de démo, stockage), la mise en scène (mobilier, éclairage, signalétique) et les visuels à produire (parois, kakemonos, photocall, comptoirs).

De J – 45 à J – 15 : préparation opérationnelle et communication

Déployer votre stratégie de communication

À partir de J – 45, lancez les invitations officielles à vos clients, prospects et partenaires, réservez une part significative de votre budget pour la promotion (souvent 25 à 33 %), préparez vos contenus presse (communiqué, dossier, argumentaire), inscrivez-vous dans le catalogue officiel du salon et exploitez le kit média de l’organisateur (logos, bannières, visuels). Affectez des dates d’envoi et un responsable pour chaque canal (emailing, réseaux sociaux, site web, relance téléphonique).

Finaliser la gestion du stand et du matériel

Téléchargez les règlements de décoration et de sécurité, vérifiez la typologie de votre stand (nu, équipé, angle, îlot) pour sélectionner les bons éléments, commandez les prestations techniques (mobilier, cloisons, électricité, eau, wifi, réserve), validez les plans définitifs et intégrez des éléments attractifs (démonstrations, écrans, QR codes, espaces selfie).

S’com Services, grâce à ses ateliers d’impression à Paris, peut produire en moins de 48 h visuels grand format, kakemonos et roll-ups, bâches, banderoles, habillages de stands, affiches, flyers et supports sur mesure, en garantissant une cohérence graphique totale.

Ne pas oublier l’administratif

Pensez aux déclarations obligatoires auprès de l’organisateur (machines en fonctionnement, intervenants externes), à l’inscription à un concours d’innovation ou à une remise de prix si vous présentez une nouveauté, aux demandes pour intervenir en conférence ou atelier, ainsi qu’à la réservation des lecteurs de badges et outils de qualification des visiteurs.

De J – 30 à J – 1 : la dernière ligne droite

Consolider votre dispositif marketing

Entre J – 30 et J – 15, lancez une dernière vague de relances, finalisez supports de présentation (diaporamas, démonstrations, scripts), préparez goodies et cadeaux cohérents avec votre positionnement, puis affinez la liste de clients prioritaires à recevoir sur rendez-vous. Profitez-en pour transformer cet article en ressource téléchargeable et partagée au sein de l’entreprise.

Boucler la logistique et le staffing

Confirmez commandes traiteur et nombre de participants, planifiez les ressources humaines (commerciaux, animateurs, hôtes, sécurité), organisez transports, hébergements et accès au site, puis préparez une trousse de secours pour le stand (rallonges, multiprises, cartes de visite, catalogues, ruban adhésif). Entre J – 7 et J – 1, installez décoration et matériel, vérifiez la signalétique, testez billetterie et paiement si besoin, réalisez le briefing final et la répétition générale.

Jour J à J + 7 : exploiter et prolonger votre présence

Pendant le salon

Le responsable de stand doit accueillir les partenaires, fluidifier l’accueil des visiteurs, assurer le bon déroulement des démonstrations et conférences, surveiller la qualité de l’expérience (attente, confort, clarté des informations) et vérifier régulièrement la disponibilité des supports (flyers, cartes, goodies). Les outils de capture de données (lecteurs de badges, formulaires numériques, QR codes) doivent être parfaitement maîtrisés par l’équipe.

Après le salon

Entre J + 1 et J + 7, centralisez tous les contacts collectés, qualifiez les leads (priorité, potentiel, intérêt), envoyez un email de remerciement personnalisé, prenez rendez-vous avec les prospects chauds et analysez les résultats par rapport aux objectifs fixés trois mois plus tôt. Réalisez également un bilan interne pour identifier points forts, axes d’amélioration et mises à jour de votre checklist.

À faire et à ne pas faire pour un salon réussi

À faire

• Rédiger très tôt une checklist structurée par grandes phases (avant, pendant, après) et la partager avec toutes les équipes.
• Vérifier systématiquement les contraintes techniques avant de concevoir vos visuels (dimensions du stand, emplacements autorisés).
• Centraliser la production de vos supports chez un partenaire unique comme S’com Services pour garantir l’homogénéité de votre image.
• Prévoir des animations claires sur le stand (démonstration produit, tirage au sort, mini-conférences).
• Former votre équipe à l’accueil et à la qualification de prospects, pas seulement au discours produit.

À ne pas faire

Ne lancez jamais la conception du stand sans objectifs chiffrés ni message principal défini ; évitez de multiplier les fournisseurs d’impression au risque de perdre en cohérence ; n’attendez pas la dernière semaine pour imprimer vos supports ou commander vos structures ; ne surchargez pas votre stand de mobilier qui gêne la circulation et masque vos messages ; et surtout, ne négligez pas le suivi après le salon au risque de laisser vos leads refroidir sans relance.

FAQ

Quand commencer à préparer un salon professionnel avec une checklist ?

Idéalement 6 à 9 mois avant si le salon est stratégique pour votre activité. À défaut, structurez au minimum 90 jours de préparation avec des jalons clairs et des responsabilités assignées.

Que doit contenir une bonne checklist de salon ?

Les objectifs et indicateurs attendus, le planning par phases, la liste des tâches pour le stand, la communication, l’administration, la logistique, les ressources humaines et le suivi post-salon. Pensez aussi à y intégrer vos liens vers les fichiers de visuels, gabarits et contacts clés.

Comment coordonner stand, impression et communication ?

En travaillant avec un interlocuteur unique pour la conception d’espace et l’impression de vos supports. S’com Services, standiste et imprimeur numérique, peut gérer vos stands pré-montés ou modulables ainsi que tous vos visuels, des kakemonos aux bâches en passant par le décor signalétique.

Comment transformer cette checklist en actif à valeur ajoutée pour mon entreprise ?

En créant un document centralisé (tableur ou PDF) basé sur ce guide, partagé avec toute l’équipe et mis à jour à chaque salon. Vous pouvez ainsi capitaliser sur chaque édition et améliorer continuellement votre dispositif.

Bien préparer un salon avec une checklist rigoureuse, c’est vous donner les moyens de maîtriser votre planning, votre budget et vos résultats commerciaux du J – 90 au J + 7. Pour aller plus loin et bénéficier de l’expérience de S’com Services en tant que standiste et imprimeur, demandez dès maintenant un accompagnement personnalisé.